Istruzioni per l’utenza

L’orario di apertura al pubblico dell’Archivio di Stato di La Spezia è il seguente:

lunedì, mercoledì, venerdì dalle ore 8:30 alle 14:00;

martedì e giovedì orario continuato dalle ore 8:30 alle 17:00.

Nella sala studio sono presenti dieci posti a sedere per la consultazione, uno dei quali  dotato di computer per consentire l’accesso alle risorse digitali dell’Istituto e a siti e portali che fanno capo alla Direzione Generale  per gli Archivi.

Due posti a sedere per la consultazione sono dotati di prese per l’utilizzo di pc portatili.

Si informa l’utenza che in ottemperanza al Decreto Legge n. 24 del 24 marzo 2022 l’accesso alla Sala di studio è senza prenotazione.

Ammissione

L’accesso alla sala di studio è libero e gratuito per chiunque, italiano o straniero, voglia consultare gli archivi per ragioni di studio, amministrative, private, previa esibizione di un documento d’identità con validità in corso; i minori devono essere necessariamente accompagnati da un adulto.

Per accedere alla ricerca è necessario presentare una domanda di ammissione alla Direzione dell’Archivio, compilando l’apposito modulo con i propri dati anagrafici e dichiarando l’argomento e le finalità  della ricerca.  L’ autorizzazione è valida per l’anno solare in corso. Qualora l’oggetto dell’indagine cambi nel corso delle ricerche, è necessario presentare una nuova domanda di ammissione.

Sottoscrivendo la domanda di ammissione si  acconsente al trattamento dei propri dati personali e si assume contestualmente l’impegno di osservare il Codice di deontologia e buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi scientifici  (allegato al decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali).

La domanda di ammissione comporta l’impegno del ricercatore  a consegnare copia di eventuali pubblicazioni redatte attraverso la consultazione dei documenti dell’Istituto.

L’utente è tenuto ad apporre giornalmente sul registro delle presenze  il proprio nome e cognome scritti in modo leggibile, nazionalità, professione e firma.

Nome di comportamento in sala studio

La fruizione da parte del pubblico dei beni archivistici impone una serie di cautele anche di ordine prettamente pratico, che tutti indistintamente, addetti ai lavori e utenti, sono tenuti a rispettare, al fine di garantire che il patrimonio giunto in nostro possesso, sia disponibile anche per le generazioni future.

I ricercatori devono depositare borse, cartelle, custodie pc  ed altri contenitori negli appositi  armadietti (30 x 30 x 30 cm) presenti in sala di studio.

È severamente vietata qualsiasi azione che possa pregiudicare l’integrità del materiale in consultazione. In particolare è fatto divieto di usare in sala studio penne e pennarelli, appoggiare il foglio su cui si scrive direttamente sui documenti in consultazione,  ricalcare le piante e fare lucidi delle stesse. Non è consentito apporre segni o numerazioni sulle carte, nemmeno a matita. Non è permesso alterare l’ordine delle carte e nell’eventualità che si riscontrino incongruenze, vanno prontamente segnalate al personale dell’Istituto.

Non è consentito estrarre il materiale documentario dal relativo fascicolo/busta, qualora il ricercatore abbia la necessità di selezionare il materiale per esigenze di fotoriproduzione è tenuto a servirsi dei segnalibri forniti dal personale dell’Istituto.

Macchine fotografiche, telecamere o qualunque altro strumento per la riproduzione, potranno essere adoperati esclusivamente previa autorizzazione della direzione dell’Archivio.

Non è  permesso introdurre in sala  di studio cibi o bevande.

Al fine di non recare disturbo agli altri ricercatori,  in sala di studio non è ammesso l’uso di telefono cellulare.

Disponibilità di consultazione

Le prese del materiale archivistico possono essere fatte il martedì e il giovedì, entro le ore 16:45, mentre il lunedì, il mercoledì e il venerdì entro le ore 13:45, fino ad un massimo di dieci unità nei giorni di orario prolungato.

Ordinariamente i tempi sono veloci, è stimata al massimo un’attesa di 15 minuti, tuttavia particolari condizioni di affluenza possono andare ad incidere sui tempi d’attesa e sul numero di prese effettuabili.

È consentita la consultazione di un solo pezzo per volta. È possibile tenere in deposito per non più di tre pezzi, al massimo per sette giorni, dopo di che per avere diritto a una nuova consultazione, il ricercatore dovrà presentare una nuova richiesta.

Videosorveglianza

Informativa sul trattamento dei dati personali, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito GDPR)

Ai sensi dell’art. 13 del GDPR, si informano gli interessati che è attivo un sistema di videosorveglianza per il controllo della Sala Studio dell’Archivio e per il controllo del perimetro esterno dell’Archivio.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero della cultura, che ha designato:

• il Direttore generale degli Archivi (dg-a@cultura.gov.it, dg-a@ ) soggetto che esercita le funzioni di titolare del trattamento dei dati personali per conto del MIC (D.M. 14/03/2019 n. 147);
• il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD ovvero Data Protection Officer, DPO) è raggiungibile al seguente indirizzo (rpd@cultura.gov.it).

Finalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali raccolti mediante il sistema di videosorveglianza, cioè delle immagini di persone e cose che si trovino a transitare nel raggio d’azione di tale sistema, ha come uniche finalità la sicurezza delle persone e la protezione degli edifici e del patrimonio dell’Istituto.

Comunicazione e diffusione dei dati

Le immagini riprese non sono in alcun modo comunicate né diffuse all’esterno o a terzi, fatta salva l’esecuzione di eventuali ordini dell’autorità giudiziaria o dell’autorità di pubblica sicurezza.

Necessità del trattamento

Il sistema di videosorveglianza è da ritenersi indispensabile per le finalità sopra esposte.

Modalità di trattamento

Le immagini sono raccolte e trattate nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, e non eccedenza rispetto alle finalità sopra esposte.

Periodo di conservazione

Le immagini riprese sono conservate entro i limiti di tempo previsti dalla normativa, superati i quali, se non si sono verificati fatti configurabili come ipotesi di reato, vengono distrutte.

Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dal CAPO III del GDPR. Le richieste vanno inoltrate al Titolare del trattamento.