La circolare n.33/2017 della Direzione Generale Archivi “Riproduzione di documenti archivistici effettuata da privati con mezzi propri. Atto di indirizzo e di coordinamento degli uffici archivistici dipendenti” disciplina la riproduzione gratuita di documenti archivistici realizzata dall’utente con mezzi propri, previa compilazione di un’apposita dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà (art. 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445).  In modo speciale nella dichiarazione dovranno essere espressamente indicate le finalità della ricerca d’archivio, al fine di consentirne la valutazione di compatibilità con le prescrizioni previste dai commi 3 e 3 bis dell’art. 108 del D.Lgs. 42/2004.

L’utente che scelga di avvalersi del mezzo proprio è tenuto sempre a seguire scrupolosamente le indicazioni del personale di sala studio, in modo da non recare pregiudizio alcuno alla documentazione da riprodurre.

Ai fini dell’esecuzione diretta sono escluse le modalità di riproduzione che comportino l’utilizzo di stativi o treppiedi e non è inoltre consentito l’utilizzo di scanner portatili o a penna, nonché flash o altre fonti luminose.

Non è consentita la riproduzione di documenti di particolare rarità o antichità e/o fragilità  o corruzione del supporto che necessitino di speciali accorgimenti per garantire la sicurezza, né dei documenti già riprodotti digitalmente dall’Istituto ed esclusi dalla consultazione ordinaria, per ragioni di conservazione e di sicurezza; in questo caso si provvederà al rilascio gratuito all’utente della riproduzione disponibile.

Resta soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete o parti sostanziali di esse, come espressamente ribadito dalla circolare n. 39/2017 della Direzione Generale Archivi.

Sono soggette al tariffario del Ministero della Cultura

• Le richieste di riproduzione pervenute per corrispondenza, a cui si farà seguito solo se accompagnate da copia di documento di identità

• Le richieste di riproduzione per scopi diversi da quelli previsti dal comma 3 e dal comma 3 bis dell’art. 108 del D. Lgs. 42/2004  

• Le riproduzioni effettuate su richiesta dell’utente dal servizio interno all’Istituto.

Autorizzazioni alla pubblicazione

Come indicato dalle Circolari n. 33/2017 e 39/2017 della Direzione Generale Archivi, per quanto concerne pubblicazioni realizzate non a fini di lucro è prevista la semplice comunicazione circa il proposito di pubblicare inviata dall’utente all’Istituto.

In tutti gli altri casi, per poter pubblicare la fotoriproduzione di un documento archivistico o di parte di esso, è necessario richiedere l’autorizzazione alla Direzione dell’Istituto, compilando l’apposito modulo, corredato da marca da bollo da euro 16,00.

Sono esenti dal pagamento del bollo le “… amministrazioni dello Stato, regioni, province, comuni, loro consorzi e associazioni, nonché comunità montane.” (art. 16, al. B, D.P.R. 26/10/1972, n. 642), e le organizzazioni ONLUS (art. 18 D.P.R. 26/10/1972, n. 641).

La pubblicazione dovrà riportare la segnatura esatta del documento e la menzione “su concessione del Ministero della Cultura ” e l’espressa avvertenza del divieto di ulteriore riproduzione o duplicazione con qualsiasi mezzo.

È obbligo dell’utente consegnare all’Archivio di Stato di La Spezia una copia dell’elaborato.